Wann hast du das letzte Mal überprüft, ob du deine Daten richtig absicherst?
Dass es notwendig ist, wichtige Unternehmensdaten durch ein Backup abzusichern, ist mittlerweile wohl allen Entscheidungsträgern bewusst. Allerdings kommt es hierbei häufig zu Fehlern bei der Umsetzung oder technischen Fehlern. Daraus folgt, dass zahlreiche Daten nicht ausreichend abgesichert sind. Das kann große Probleme für das Unternehmen verursachen. Deshalb stellen wir dir hier die Frage: Wann hast du das letzte Mal überprüft, ob du deine Daten richtig absicherst?
Die Praxis zeigt: Viele Unternehmen erstellen kein richtiges Backup
Wenn wir unsere Kunden fragen, ob sie über ein Backupsystem verfügen, bejahen sie diese Frage fast immer. Oftmals stellt sich jedoch heraus, dass dieses erhebliche Mängel aufweist. Häufig handelt es sich hierbei beispielsweise nur um ein RAID-System. Dieses speichert die Daten zwar doppelt ab, um eine Ausfallsicherheit bei einem Defekt einer Festplatte zu gewährleisten. Allerdings findet diese Absicherung auf dem gleichen Gerät statt. Wenn es beispielsweise zu einem Brand oder zu einem Diebstahl kommt, ist davon das komplette Gerät betroffen, sodass alle Daten unwiederbringlich verloren gehen. Deshalb sind die Risiken für einen Datenverlust in diesem Fall sehr hoch. Es ist sehr wichtig, für das Backup getrennte Geräte zu verwenden. Am besten ist es, diese sogar in unterschiedlichen Gebäuden aufzubewahren. Wenn du dich nicht an diese Vorgaben hältst, besteht immer die Gefahr, dass wertvolle Informationen verloren gehen. In vielen Bereichen ist das Unternehmen sogar gesetzlich dazu verpflichtet, die entsprechenden Daten bereitzuhalten. Daher kann der Datenverlust zusätzlich zu hohen Strafen führen. Zuverlässig getrennte Systeme reduzieren auch die Risiken für einen Hackerangriff. Immer wieder liest man, dass Angreifer Lösegeldforderungen in Millionenhöhe für erbeutete Daten stellen. Das wäre mit einem guten Backup vermeidbar. Bist du dazu bereit, all diese Risiken einzugehen? Wenn nicht, solltest du dir intensive Gedanken über dieses Thema machen.
Eine individuelle Backupstrategie erstellen
Jedes Unternehmen ist anders. Dabei unterscheiden sich die Strukturen und Organisationsformen genauso wie die verwendete Hardware. Auch die Sicherheitsanforderungen können erhebliche Unterschiede aufweisen. All diese Aspekte haben einen großen Einfluss auf die Umsetzungsmöglichkeiten für das Backup. Ein Beispiel hierfür ist die Möglichkeit, für die Absicherung der Daten die Cloud zu verwenden. Für zahlreiche Unternehmen stellt dies eine preiswerte und praktische Backuplösung dar. Andere Betriebe ziehen es hingegen aus Sicherheitsgründen vor, die Daten selbst zu verwalten und wählen deshalb eine On-Premise-Lösung. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die vorhandene IT-Architektur. Beispielsweise spielt das verwendete Betriebssystem eine bedeutende Rolle. Server und NAS-Systeme können mit ganz unterschiedlichen Systemen ausgestattet sein. Das hat erhebliche Auswirkungen auf die Software, die du für das Backup verwenden kannst. Auch die Zahl der Geräte, die ihre Daten in das Backupsystem übertragen, spielt eine wichtige Rolle. Aus diesen Gründen ist für jedes Unternehmen eine ganz individuelle Lösung erforderlich. Nur so ist es möglich, die Bedürfnisse genau zu berücksichtigen.
Eine gute Dokumentation und ein Notfallplan sind wichtig
Wenn in einem Unternehmen eine individuelle Backuplösung zum Einsatz kommt, ist es ratsam, diese gut zu dokumentieren. Das ist sehr wichtig, wenn du einmal den Dienstleister wechselst. Auf diese Weise kann sich der neue Anbieter schnell und einfach in die bestehenden Strukturen einarbeiten und diese falls sinnvoll übernehmen. Das spart erhebliche Kosten. Doch auch während des laufenden Betriebs ist die Dokumentation von großer Bedeutung. Beispielsweise können deine Mitarbeiter so genau nachvollziehen, wo die verschiedenen Daten gespeichert werden. Wenn sie einmal nach einer spezifischen Information suchen, ist es dadurch deutlich einfacher, diese zu finden.
Darüber hinaus ist es wichtig, einen Notfallplan zu erstellen. Sollte eine Gefahr für die Daten bestehen, ist es wichtig, schnell und korrekt zu reagieren. Dadurch ist es häufig möglich, einen Komplettverlust zu vermeiden. Dazu muss jeder Mitarbeiter jedoch genau wissen, was zu tun ist. Ein sorgfältig ausgearbeiteter Notfallplan ist hierfür von großer Bedeutung.
DSGVO: Auch für das Backup von Bedeutung
Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist bereits vor einigen Jahren in Kraft getreten und enthält vielfältige Vorgaben für die Speicherung persönlicher Daten. Das musst du auch bei deiner Backupstrategie berücksichtigen. Auf der einen Seite ist eine Absicherung der personenbezogenen Daten vorgeschrieben. Zwar spricht die Datenschutzgrundverordnung diesen Aspekt nicht direkt an. In den technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) heißt es jedoch, dass ein Unternehmen dazu in der Lage sein muss, den Zugang zu den personenbezogenen Daten bei einem physischen oder technischen Zwischenfall schnell wiederherzustellen. Ohne eine zuverlässige Datensicherung lässt sich diese Anforderung nicht umsetzen. Darüber hinaus solltest du dieses Regelwerk auch aus einem anderen Grund in deine Backupstrategie einbeziehen. Das liegt daran, dass es auch Löschpflichten für personenbezogene Daten vorgibt. Diese gelten auch für die Sicherungskopien.
Fazit: Jedes Unternehmen sollte seine Backupstrategie regelmäßig überprüfen
Kannst du dich noch daran erinnern, wann du deine Datenschutzstrategie das letzte Mal überprüft hast? Wenn nicht, wird es nun Zeit, sich nochmals Gedanken über das Backup zu machen. Sonst drohen erhebliche Folgen – vom Verlust wichtiger Unternehmensdaten bis hin zu hohen Bußgeldern wegen Datenschutzverstößen. Deshalb ist es wichtig, dieses Thema von Zeit zu Zeit mit einem Experten auf diesem Gebiet durchzusprechen.